1. Tính năng này là gì?

Tính năng “Đồng bộ KiotViet” cho phép liên kết dữ liệu bán hàng từ phần mềm quản lý KiotViet đến Zalo Mini App được xây dựng trên nền tảng Zacademy. Tất cả sản phẩm, tồn kho, đơn hàng và thông tin khách hàng sẽ được đồng bộ tự động, giúp bạn:

• Bán hàng chuyên nghiệp trên Zalo.
  
• Không cần nhập liệu thủ công.
  
• Quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất.
  

---

2. Phù hợp với ai?

Tính năng này lý tưởng dành cho:

• Cửa hàng bán lẻ, chuỗi shop (thời trang, mỹ phẩm, mẹ & bé, phụ kiện…).
  
• Doanh nghiệp đã dùng KiotViet làm phần mềm bán hàng chính.
  
• Chủ shop mong muốn phát triển kênh bán hàng online trên Zalo mà vẫn quản lý được dữ liệu tập trung, không tốn công nhập liệu lại.
  

---

3. Lợi ích nổi bật

✔️ Lợi ích	Mô tả
Đồng bộ sản phẩm tự động	Tự động hiển thị sản phẩm từ KiotViet lên Zalo Mini App.
Cập nhật tồn kho theo thời gian thực	Tránh hết hàng – tránh tồn đọng – chính xác tuyệt đối.
Gộp đơn hàng về một nơi	Đơn từ Zalo đổ thẳng về KiotViet, dễ xử lý – dễ theo dõi.
Quản lý tập trung	Chỉ cần thao tác 1 nơi – hệ thống tự lo phần còn lại.
Tăng doanh thu từ Zalo	Khai thác nền tảng có hơn 70 triệu người dùng tại Việt Nam.

---

4. Để triển khai đồng bộ, khách hàng cần gì?

Yêu cầu:

• Tài khoản KiotViet còn hoạt động.
  
• Gói dịch vụ KiotViet hỗ trợ API ( liên hệ với Kiotviet để được tư vấn gói phù hợp).
  
• Người dùng có quyền Quản trị viên (Admin) trên hệ thống KiotViet.
  

Cung cấp cho Zacademy:

1. Client ID (API Username)
   
2. Client Secret (Mã bảo mật)
   
3. Cấp quyền truy xuất dữ liệu: đơn hàng, tồn kho, sản phẩm, khách hàng…
   
4. (Tùy chọn) Webhook URL nếu cần đồng bộ thời gian thực.
   

Cách lấy thông tin:

Truy cập KiotViet → Thiết lập cửa hàng → Thiết lập kết nối API
→ Bật “Hoạt động” → Tạo mã bảo mật
→ Copy Client ID và Client Secret

---

5. Chi phí & thời gian sử dụng

• 250k/tháng

⚡ Đăng ký theo năm – tiết kiệm thời gian, chi phí và được ưu tiên hỗ trợ!

---

6. ⚙️ Quy trình sử dụng & triển khai

Bước 1: Cung cấp Client ID + Secret từ KiotViet.

Bước 2: Đăng nhập hệ thống quản trị Zacademy → mục “Đồng bộ phần mềm bán hàng” → chọn KiotViet.

Bước 3:Nhập thông tin kết nối, cấu hình phạm vi đồng bộ (sản phẩm, tồn kho, đơn hàng…)

Bước 4: Chạy thử – Kiểm tra dữ liệu đồng bộ → Bắt đầu sử dụng Mini App hoàn chỉnh trên Zalo.

⏱ Triển khai chỉ từ 1–2 ngày làm việc.

---

A. CÁC NỘI DUNG ĐỒNG BỘ

Pos Kiotviet sẽ đồng bộ sang App những thông tin sau: 

• Danh mục sản phẩm
• Sản phẩm
• Đơn hàng
• Hóa đơn
• Khách hàng
• Bảng giá
• Chi nhánh – tồn kho chi nhánh

1. Danh mục sản phẩm – Sản phẩm 

• Thực hiện đồng bộ 2 chiều đối với Danh mục sản phẩm và Sản phẩm
• Điều kiện để đồng bộ sản phẩm: Bật chức năng đồng bộ sản phẩm

• Các thông tin danh mục sản phẩm – sản phẩm được đồng bộ về Zacademy và lưu vào các trường tương ứng trong CSDL:

1.1 Danh mục sản phẩm: 

• Tên nhóm bên Kiotviet
• ID của danh mục bên app tương ứng là cha của nhóm bên Kiotviet
• ID nhóm bên Kiotviet
• Thời gian tạo nhóm bên Kiotviet
• Thời gian cập nhật nhóm bên Kiotviet

 Lưu ý: Hệ thống sẽ không cập nhật thông tin về tên, trạng thái của danh mục khi có thay đổi ở bên Kiotviet, chỉ cập nhật danh mục cha con và thời gian cập nhật.

1.2. Sản phẩm:

• Tên sản phẩm
• Mã hàng
• Giá bán
• Thương hiệu
• ID sản phẩm
• Tồn kho
• Trọng lượng
• Ảnh
• Mô tả chi tiết
• Thời gian tạo sản phẩm bên KOV
• Thời gian cập nhật sản phẩm trên KOV
• Trạng thái sản phẩm: KOV- APP ( Đang kinh doanh -> Đang hiện, ngừng kinh doanh -> Đang ẩn)
• Thuộc tính sản phẩm

Lưu ý: 

• Nếu sản phẩm từ Kiotviet ở trạng thái Đang kinh doanh đồng bộ về Zacademy có trạng thái Hiện, trạng thái sản phẩm bên Kiotviet là Ngừng kinh doanh đồng bộ về Zacademy sẽ có trạng thái Ẩn.
• Hệ thống sẽ cập nhật các thông tin sản phẩm khi có thay đổi bên Kiotviet: tên, giá, thương hiệu, tồn kho, trọng lượng, ảnh, mô tả chi tiết, trạng thái sản phẩm.

2. Nhóm sản phẩm

• Tên nhóm bên KOV
• ID nhóm sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Mã sản phẩm
• Mô tả chi tiết
• Giá bán
• Trọng lượng
• Tồn kho (đẩy tồn kho sang chi nhanh trong cấu hình đồng bộ)
• Ảnh (Thứ tự sắp xếp ảnh thuộc tính được xếp đầu tiên sau đó đến ảnh thư viện)
• ID sản phẩm bên Kiotviet

Chức năng thêm liên quan đến sản phẩm: 

• Chức năng Không đồng bộ mô tả sản phẩm: Khi bật chức năng này, mô tả chi tiết của sản phẩm sẽ không được đồng bộ về.

• Chức năng Không đồng bộ trạng thái sản phẩm trên App chuyển đổi theo trạng thái sản phẩm trên POS: Mặc định khi đồng bộ sản phẩm lần đầu về sẽ chỉ đồng bộ trạng thái hiển thị, nếu cửa hàng tắt chức năng này vẫn sẽ đồng bộ theo trạng thái, khi bật chức năng sẽ đồng bộ sản phẩm nhưng không quan tâm đến trạng thái sản phẩm sau khi có thay đổi bên Kiotviet mà vẫn giữ nguyên trạng thái trước đó.

3. Bảng giá

• Điều kiện để đồng bộ bảng giá: Bật chức năng Đồng bộ sản phẩm và chức năng Đồng bộ bảng giá

• Các thông tin bảng giá được đồng bộ về app:
• Tên bảng giá
• ID bảng giá
• Danh sách các sản phẩm giá và phần trăm giảm giá của từng sản phẩm

• Chức năng cập nhật phần trăm giảm giá của sản phẩm trong bảng giá: 
• Vị trí: Module Sản phẩm/Bảng giá/Bảng giá cụ thể
• Đồng bộ với Kiotviet
• Nội dung: Button này dùng để thực hiện cập nhật phần trăm giảm giá của sản phẩm trong bảng giá cho từng bảng giá cụ thể

4. Khách hàng

• Điều kiện để đồng bộ khách hàng: Bật chức năng Đồng bộ khách hàng

• Các thông tin khách hàng đồng bộ về Zacademy

Số điện thoại khách hàng bên Kiotviet

Email của khách hàng bên Kiotviet

ID khách hàng

Thời gian lần đầu tiên đồng bộ khách hàng về App

Thời gian cập nhật khách hàng bên Kiotviet

Số điện thoại của khách hàng

• Các thông tin khách đấy sang Kiotviet:

Số điện thoại khách hàng

ID của khách hàng

Lưu ý: 

• Không đồng bộ tên khách hàng mặc định khi đồng bộ về sẽ lấy tên là Khách
• Không đồng bộ địa chỉ khách hàng
• Chỉ đồng bộ khách hàng có số điện thoại.

Cấu hình Bật/ Tắt chức năng đồng bộ nhóm khách hàng từ KOV về APP

5. Đồng bộ Đơn hàng

Đối với đồng bộ đơn hàng với Kiotviet hệ thống Zacademy đồng bộ hai chiều: đồng bộ đơn từ Kiotviet về Zacademy và chiều ngược lại đồng bộ đơn từ Zacademy sang Kiotviet (còn gọi là đẩy đơn)

• Điều kiện để đồng bộ đơn hàng: 
• Nếu đơn hàng chứa sản phẩm và khách hàng đã tồn tại bên Zacademy => Cần bật chức năng Đồng bộ đơn hàng
• Nếu đơn hàng chứa sản phẩm chưa tồn tại bên Zacademy và khách hàng đã tồn tại bên Zacademy => Cần bật chức năng Đồng bộ đơn hàng và Đồng bộ sản phẩm
• Nếu đơn hàng chứa sản phẩm chưa tồn tại bên Zacademy và khách hàng chưa tồn tại bên Zacademy => Cần bật chức năng Đồng bộ đơn hàng và Đồng bộ khách hàng, Đồng bộ sản phẩm
• Nếu đơn hàng chứa sản phẩm đã tồn tại bên Zacademy và khách hàng chưa  tồn tại bên Zacademy => Cần bật chức năng Đồng bộ đơn hàng và Đồng bộ khách hàng
• Điều kiện để đẩy đơn sang Kiotviet: Bật chức năng Đồng bộ đơn hàng, đồng bộ khách hàng

• Các thông tin đơn hàng được đẩy sang và đồng bộ về App:

Mã đơn hàng bên Kiotviet

Ghi chú đơn hàng trên KOV

ID đơn hàng trên KOV

Thời gian đặt hàng trên KOV

Trạng thái giao hàng trên KOV

Tổng cộng tiền đơn hàng

Tổng cộng tiền hàng

Lưu ý: 

• Không đồng bộ địa chỉ giao hàng
• Chỉ đồng bộ được các đơn có trạng thái Hoàn thành bên Kiotviet
• Chỉ đồng bộ những đơn thuộc chi nhánh chọn trong cấu hình đồng bộ 
• Đơn đã tồn tại bên App khi có thay đổi bên POS mới được cập nhật
• Các đơn đẩy từ App ở trạng thái Đặt hàng, Duyệt, Xuất kho, Đóng gói, Hoàn thành sang Kiotviet mặc định sẽ ở trạng thái Phiếu tạm

Trạng thái đơn bên Kiotviet tương ứng với App

Trạng thái đơn App	Trạng thái đơn Kiotviet
Đặt hàng	Phiếu tạm
Hoàn thành	Hoàn thành
Hủy	Hủy

Chi nhánh – Đơn hàng theo chi nhánh Kiotviet

• Đồng bộ đơn hàng từ Kiotviet sang App:
• Đơn hàng thuộc chi nhánh được gắn với điểm bán bên App đồng bộ về App thuộc điểm bán đã gắn phụ trách
• Đơn hàng thuộc chi nhánh không được gắn với điểm bán nào bên App đồng bộ về App thuộc kho tổng phụ trách
• Đẩy đơn từ App sang Kiotviet:
• Đơn không thuộc điểm bán nào bên App/ Đơn thuộc điểm bán bên App nhưng điểm bán đó không gắn với chi nhánh nào ở Kiotviet => Đấy đơn sang Kiotviet sẽ đẩy sang chi nhánh được chọn trong cấu hình đồng bộ
• Đơn thuộc điểm bán ở App có gắn với chi nhánh tương ứng bên Kiotviet => Đẩy đơn sang Kiotviet sẽ đẩy theo đúng chi nhánh được gắn với điểm bán.

Chi nhánh – Tồn kho chi nhánh

• Để đồng bộ tồn kho chi nhánh cần bật chức năng Đồng bộ sản phẩm
• Logic đồng bộ tồn kho:
• Tồn kho điểm bán bên App= Tồn kho chi nhánh bên Kiotviet được gắn với điểm bán tương ứng bên App
• Tồn kho kho tổng = Tồn kho chi nhánh bên Kiotviet chọn trong cấu hình đồng bộ
• Thông tin chi nhánh và tồn kho theo chi nhánh : ID chi nhánh bên Kiotviet, ID chi nhánh + Tên chi nhánh bên Kiotviet, Tồn kho bên Kiotviet theo chi nhánh tương ứng

6. Đồng bộ Hóa đơn bán hàng

Cấu hình đông bộ với KOV, thêm option chọn kiểu đồng bộ với HÓA ĐƠN hoặc ĐƠN HÀNG

6. 1. Logic đồng bộ Hóa đơn:

• Chiều lấy đơn từ Pos về app: chỉ lấy đơn hoàn thành (để tích điểm)
• Chiều từ app sang Pos: Cập nhật trạng thái 2 trạng thái : đơn hoàn thành, huỷ.

6.2. Tạo dữ liệu quản lý bên KOV

Lưu ý:

• Khi tạo Hóa đơn:
  • Chọn [Tự giao hàng]: Cần có dữ liệu phần Đối tác giao hàng

• Trong trang cấu hình Đồng bộ, dữ liệu Người tạo đơn mặc định cần có dữ liệu

Lưu ý: Tạo hoá đơn sang Kiotviet mặc định bắt buộc phải chọn trường thông tin này hệ thống mới cho tạo.

B. Các bước tiến hành đồng bộ

Thông tin kết nối Api (được thiết lập trên hệ thống quản lý trên Kiotviet). Cách thiết lập:

Bước 1: Thiết lập dữ liệu trên phần mềm Kiotviet

1. Đăng nhập tài khoản trên Kiotviet chọn -> Quản lý

2. Vào mục: Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng

3. Chọn menu Thiết lập cửa hàng -> Thiết lập kết nối API -> Tạo mã

4. Copy các thông tin:

• Tên kết nối: Ví dụ domain truy cập là https://thoitrangmogi.kiotviet.vn thì tên kết nối là: thoitrangmogi Copy
• Client ID: Copy
• Mã bảo mật: Copy

Lưu ý: Click cho phép truy xuất thông tin khách hàng, hoá đơn, đặt hàng từ gian hàng của bạn.

5. Đồng bộ đơn đặt hàng cần cài đặt (Cho phép đặt hàng khi hết tồn kho)

Bước 2: Đồng bộ sản phẩm trên web admin

1. Chọn: Quản lý sản phẩm -> Đồng bộ -> Chọn phần mềm đồng bộ: Kitotviet và cài đặt chế độ tự động đồng bộ

1. Cài đặt cấu hình đồng bộ:

3. Điền thông tin đã có ở bước 1:

• Loại tài khoản
• Tên kết nối
• Client ID
• Mã bảo mật
• Chi nhánh
• Kênh bán hàng

Lưu ý: Cần chọn 1 chi nhánh mặc định để đồng bộ nên chọn chi nhánh trung tâm.

2. Ấn “Đồng bộ” để tiến hành, chờ hệ thống đồng bộ hai bên

Lưu ý:

• Khi ấn vào nút Đồng bộ trên web admin hệ thống sẽ tự đồng bộ trong 10 ngày. Khi hết thời hạn 10 ngày cần ấn lại nút Đồng bộ.
• Muốn đồng bộ tất cả dữ liệu tự động cần báo cho đối tác để thực hiện.
• Khi đồng bộ danh mục sản phẩm Kiotviet không được xóa danh mục trên trang quản trị của Zacademy, nếu xóa danh mục sẽ không thể đồng bộ khôi phục lại.

3. Danh sách sản phẩm sau khi đồng bộ:

Bước 3: Đồng bộ bảng giá

1. Sau khi cài đặt cấu hình đồng bộ ở bước 2, bảng giá được đồng bộ 1 chiều từ Kitotviet về app như sau:

2. Để tiến hành cập nhật giá cho sản phẩm trong bảng giá admin bấm chọn -> Đồng bộ với Kiotviet

C. Quản lý phí thu khác trên Kiotviet

1. Áp dụng khi nào?

Khi đơn hàng trên App từ Zacademy có áp dụng phí (ví dụ: ship…. v.v), để cân bằng giá trị đơn hàng khi đồng bộ giữa App và Zacademy, Khách hàng cần mở chức năng quản lý thu khác ở Kiotviet, theo hướng dẫn sau:

2. Hướng dẫn mở chức năng Quản lý thu khác

Bước 1: Vào thiết lâp cửa hàng -> Giao dịch -> Bật thu khác khi bán hàng.

Bước 2: Vào thiết lập cửa hàng -> Quản lý thu khác -> Thêm loại thu khác

Lưu ý làm như hình ảnh mô tả:

• Ô giá trị : Bắt buộc bằng 0
• Bỏ check ô Tự động dựa vào hoá đơn và Hoàn lại đơn
• Ấn “LƯU”

Bước 3: Copy mã thu khác

Bước 4: Tại đồng bộ Kiotviet trên web admin, Nhập mã thu khác vừa copy vào ô mã thu khác rồi ấn “ĐỒNG BỘ”

LƯU Ý: PHÂN BIỆT ĐỒNG BỘ ĐƠN HÀNG VÀ ĐỒNG BỘ HOÁ ĐƠN

Luồng 1 – Đồng bộ đơn hàng:

Đơn hàng từ App được đồng bộ sang KiotViet. Khi nhân viên duyệt đơn trên KiotViet, hệ thống sẽ nhận trạng thái này và cập nhật đơn trên App thành Hoàn thành. Vì vậy, trạng thái Hoàn thành ở luồng này thể hiện đơn đã được KiotViet duyệt/xác nhận, không đồng nghĩa với việc đơn đã giao cho khách.

Luồng 2 – Đồng bộ hóa đơn:

Đơn hàng từ App được đồng bộ theo luồng hóa đơn. Khi nhân viên thực hiện in hóa đơn trên KiotViet, hệ thống mới ghi nhận và cập nhật đơn trên App thành Hoàn thành. Do đó, luồng này phù hợp hơn nếu doanh nghiệp muốn trạng thái Hoàn thành trên App gắn với bước xuất/in hóa đơn bán hàng.

Đồng bộ đơn hàng: Duyệt đơn trên KOV → App Hoàn thành.

Đồng bộ hóa đơn: In hóa đơn trên KOV → App Hoàn thành.